Инновации от компании Xerox

Офисная работа – рутина по своей природе. И чем больше процессов в ней удается автоматизировать и упростить, тем выше станет производительность труда каждого работника. Так, например, специалисты компании Xerox обратили внимание на не реализованный доселе потенциал процесса сканирования. В большинстве случаев получаемые изображения требуется либо сохранить в облачном пространстве, либо отправить по электронной почте.

В итоге для офисного сотрудника процесс превращается в цепочку разноплановых манипуляций, которые требуют относительно высоких затрат времени. К тому же все эти операции (отсканировать, сохранить, прикрепить) требуют к себе неснижаемого внимания, а значит, являются потенциальным источником ошибочных действий и еще больших потерь драгоценного времени.

Новая разработка инженеров Xerox – это технология, позволяющая автоматизировать рабочий процесс на многофункциональных устройствах с помощью программного обеспечения, свойственного платформам Android и iOS. Красиво звучит! Но что это означает на практике? Кит Уотсон, участник рабочей группы по дизайну интерфейса компании Xerox, отмечает, что в платформу XeroxConnectKey удалось добавить новые опции и инструментарий. С помощью интуитивно понятного интерфейса пользователь имеет возможность персонализировать многофункциональники и управлять ими наподобие мобильных устройств.

Причем буквально: документ можно распечатать прямо с мобильного телефона, не вставая со своего места или и вовсе находясь на удалении (в командировке, например). Кроме того, инженеры не жадничают, и с помощью разработанных приложений возможно печатать документы не только на изделиях Xerox, но и на принтерах других производителей.

В результате налицо рост производительности труда, ведь количество рутинных операций сокращается. По данным статистических исследований, типичный офисный сотрудник до 50 % своего рабочего времени уделяет документообороту, при этом до трети уходит на сканирование и дальнейшее размещение материалов. А значит, повышение эффективности примерно 15-17 % рабочего дня сулит компаниям солидный рост производительности труда сотрудников и, как следствие, увеличение доходов.

Интуитивная понятность программы выражается прежде всего:

• в сенсорности интерфейса;
• в наличии функций касания и перелистывания;
• в возможности прокрутки.

Пользователь получает возможность привычными движениями по сенсорному экрану перевести документ на другой язык и/или разместить его в папке в облаке сразу же после сканирования.

Стоит ли говорить, что технология ConnectKey обеспечивает всеобъемлющую безопасность передаваемых данных, предоставляет возможность дистанционного управления индивидуальными настройками МФУ с помощью встроенных программных инструментов. Платформа позволяет обнаруживать и останавливать несанкционированный доступ; разрешать доступ или блокировать каких-то конкретных пользователей с автоматическим уведомлением по e-mail о возможных угрозах.

В процессе разработки и доведения до ума рассматриваемой технологии Xerox активно тестировала новый интерфейс, привлекая для этого фокус-группы и проводя этнографическую экспертизу. Такая методология впервые была опробована специалистами компании в восьмидесятых годах. В данном случае исследование было направлено на то, чтобы узнать, какие задачи на современном этапе стоят перед офисными сотрудниками, какой инструментарий для этого привлекается, каким образом осуществляется взаимодействие сотрудников между собой и пр.

Мобильность — пожалуй, главное требование, которое предъявляется к современной технике. Если существует возможность распечатать документ, пользуясь лишь своим смартфоном, то сотруднику не нужно дополнительно напрягать этим офис-менеджера. Достаточно указать, кому отправить данную бумагу или же вообще распечатать ее на принтере «конечного пользователя». Экономим на функционале обслуживающего персонала и на времени. Ведь альтернатива подразумевает отправку файла по почте, затем его сохранение получающей стороной и только после этого вывод на печать.

Наличие функции «умного сканирования» — гордость разработчиков. Идея проста: уйти от бумажных носителей документов, заменив их цифровыми копиями высокого качества. При этом сканирование происходит сразу с применением технологии OCR (оптического распознавания символов), т. е. если на картинке присутствует текст, то документ сразу же будет конвертирован в текстовый файл.

Простота загрузки отсканированных документов в облачные онлайн-хранилища:

• Evernote,
• Dropbox,
• Microsoft Office 365,
• Google Docs (Google Drive).

Буквально одним нажатием кнопки.

Не последнюю значимость имеет уровень расходов на печать при использовании новой технологии. Для удешевления были реализованы такие функции:

• возможность печати нескольких страниц на одном листе и двухсторонняя печать;
• если присвоить пользователям ID, то возможным становится индивидуальный контроль объемов распечатки;
• широкий спектр настроек самой дорогой печати – цветной, учет количества копий, режим энергосбережения.

Финишная обработка — дополнительное преимущество новой разработки Xerox. Теперь не выходя из офиса можно делать все то, что раньше заказывалось у профессиональных типографий и рекламных агентств. Сложные по своему оформлению документы, глянцевые презентации и приглашения и многое другое можно будет распечатать с применением новых опций технологии ConnectKey на обновленной линейке устройств Xerox.

Разные функции визуализированы в виде иконок. Их можно делать активными или скрывать, размещать удобным образом, чтобы самые нужные для работы всегда были на виду. Для упрощения процедуры настройки можно пользоваться видеоподсказками, а можно сразу запустить классический мастер установки.

Стало проще и удобнее администрирование офисного оборудования печати. Это преимущество по достоинству оценят ИТ-специалисты. Встроенная функция дистанционного управления теперь позволяет производить настройку, осуществлять техническую поддержку и даже обучать сотрудников непосредственно с экрана своего компьютера, не покидая рабочего места.

Строго говоря, на примере ConnectKey мы имеем дело не с простым расширением функциональности привычных нам устройств, а с полноценной сменой подхода к процессу документооборота. Как резюмирует технический директор компании Xerox Стив Хувер, широкое использование новинки поставит под вопрос, стоит ли уделять документообороту столь много времени и внимания. Фактически это может привести к исчезновению ряда профессий, прочно ассоциирующихся с делопроизводством.

Доля персонала, обслуживающего бизнес-процессы, сократится в пользу генерирующих выручку менеджеров. Высвобождающиеся функции могут быть распределены между ними, плюс программный комплекс ConnectKey дополнительно упростит этот вторичный функционал. По мнению Стива Хувера, физический и цифровой миры все больше сближаются, и такие инновационные технологии создают открытую экосистему, упрощающую оптимальные подходы к работе.

Майкл Кирби отмечает, что мы уже давно перестали воспринимать управление смартфонами или планшетами посредством одних лишь прикосновении к экрану как некую диковинку. «Смартфон или планшет стал неотъемлемой частью жизни каждого современного человека, с привычными удобством и простотой. Но между пользователем и разработчиком лежит тонкая грань, за которой находится сложное программное обеспечение, над которым ежедневно трудятся сотни людей.

Благодаря их труду такие задачи, как покупка авиабилета через Интернет или маршрут до любимого кафе становятся так просты и интуитивно понятны, – комментирует Майкл Кирби, глава команды по разработке контроллеров для печатных устройств Xerox AltaLink. – Усовершенствованная платформа Xerox ConnectKey родилась благодаря углубленному пересмотру нашей офисной техники».

Такая методика, как движение пальца по экрану, прочно вошла в нашу повседневную жизнь и воспринимается как должное. Однако рождение этого интерфейса стало следствием кардинального пересмотра подхода к решению наиболее значительных трудностей людей при осуществлении коммуникаций. Так и в случае с ConnectKey был реализован фундаментальный пересмотр интерфейса офисных периферийных устройств.

Все улучшения, связанные с внедрением программного комплекса ConnectKey, компания Xerox воплотила в 29 новых устройствах, которые должны быть запущены в производство во второй половине 2017 года. В обновленную линейку войдут изделия семейств:

• Xerox VersaLink (19 моделей принтеров и МФУ – для малых рабочих групп);
• Xerox AltaLink (10 моделей – для крупных офисов и большого трафика документов).

В целом платформа – уникальная возможность для компаний провести оптимизацию такого трудоемкого и недешевого сегмента своей деятельности, как документооборот. Устройства с Xerox ConnectKey будут выступать его центральными элементами. Они обеспечат высокую производительность и наряду с экономичностью повысят общую продуктивность офиса. Это совершенно новый уровень работы с документами через мобильную печать и возможности по работе с оцифрованными документами в одно касание.